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Comunicare un evento partendo da alcune definizioni e considerazioni.

Cos’è un evento?

Ad Atene, gli eventi, erano degli straordinari incontri collettivi che richiamavano un gran numero di persone e non cadevano per niente nell’insignificanza.
E oggi?
Oggi gli eventi rimangono dei potenti strumenti di comunicazione e di marketing per un territorio, un progetto, un brand in grado di creare una community e generare interesse attorno ad una tematica, prodotto o causa.

Un evento può creare delle reti, può fare da riflettore su un territorio, far parte di una strategia di marketing territoriale, in una prospettiva di sviluppo turistico, può essere un rito, una celebrazione, un’esperienza.

Alla base, neanche a dirlo, ci deve essere una strategia comunicativa per coinvolgere e ispirare le persone.

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Ma vediamo alcuni consigli strategici per comunicare un evento prima, durante e dopo.

Comunicare un evento. Partiamo dal branding: quale immagine vogliamo comunicare?

Un codice verbale e un codice iconico determinano il brand, in questo caso un evento. Come nella creazione di un prodotto, di un servizio e del tuo personal brand, anche la promozione di un evento passa attraverso la scelta del nome, di un logo e di un’immagine che sia distintiva e unica.

• Il nome scelto deve essere comprensibile e facilmente memorizzabile, oltre che coerente con la mission e con il pubblico di riferimento, precedentemente scelto e accuratamente selezionato.
  
  Il logo, invece, identifica visivamente l’evento, il brand, ed è utile, ad esempio, nel caso ci si avvalga di merchandising e si voglia quindi stampare magliette, borse.
• Lo slogan, altrimenti detto pay off, è un altro elemento distintivo e serve come supporto al nome scelto e al posizionamento della marca.
  Nel caso di un evento non è semplice identificarlo, soprattutto se si tratta di evento unico. Quello che è importante ricordare è che l’evento deve essere percepito come un’esperienza straordinaria, anche se avviene periodicamente. La definizione dello slogan richiama la marca nel tempo.
• Identità visuale è tutto quello che riguarda la linea grafica: i colori scelti, i font per preparare tutto il materiale pubblicitario e promozionale, sia online che offline, e per pianificare la linea editoriale per i digital media.

Strategia comunicativa: i canali

L’online e l’offline sono le facce della stessa medaglia e dovrebbero essere ben integrati in una strategia. Online, infatti, si può anticipare l’esperienza che una persona vivrà dal vivo – certo non in periodo pandemia, ma ci si può lavorare 😉

Nella fase precedente, quindi, si mettono le basi per l’organizzazione del festival e la promozione servirà per far sapere che l’evento avrà luogo.

• L’impostazione di una strategia passa attraverso la scelta dei canali, fondamentali per la stesura di un piano di comunicazione:

• prima dell’evento per creare conoscenza, quindi awareness
• durante per creare coinvolgimento, engagement
• dopo l’evento per raggiungere ancora più persone e far si che se ne parli tutto l’anno.

Qual è il tuo target?
Quali canali usa? La televisione? I giornali? I social media?
Il tuo è un evento che durerà solo un giorno?
Devi promuovere un festival?

A seconda del tipo di manifestazione che devi comunicare, deciderai se aprire un sito, un blog, canali social dedicati attraverso i quale raccontare storie, anticipazioni, curiosità oppure se ti basterà creare un evento su Facebook per veicolare informazioni e raccogliere adesioni.

Se vuoi che il tuo evento venga raccontato anche dagli utenti, innescando così quel meccanismo chiamato user generated content, ti servirà anche un hashtag: per comunicare un evento attraverso i contenuti creati dalle persone.

Comunicare un evento below the line

Anche le Brochure, i flyer, e le locandine da distribuire nei luoghi pubblici, da affiggere per strada o per fare promozione presso possibili partner o potenziali sponsor potrebbero essere utili per comunicare il tuo evento.

Piano di comunicazione e piano editoriale

Il piano di comunicazione serve per programmare in anticipo quello che vogliamo comunicare, su quali canali, quando e a quale costo.
Il piano editoriale, invece, permette di pianificare i contenuti che veicoleremo attraverso i canali scelti: praticamente un piano strategico dei contenuti. (Ne parlerò in un altro articolo dedicato, intanto però qui puoi leggere un articolo sul personal branding)

Post evento

Anche dopo la fine dell’evento è importante continuare a comunicare. Potrai sfruttare i contenuti degli utenti, le foto e i video, i giornali e le rassegne stampa.

Ricapitolando: per comunicare un evento ci vogliono quindi strategia, creatività, obiettivi e continuità all year long

Il prossimo articolo sulla “comunicazione di un evento” lo dedicherò ai festival come strumento di promozione territoriale. Stay tuned!

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